Être bien organisé pour la rentrée des classes

Ça y est, les vacances sont finies, tout le monde est sorti des bouchons, et n’a plus en tête que la date du 3 septembre qui est la rentrée des classes. Mais une rentrée, ce n’est pas que ce jour où PtiGeek retourne à l’école. C’est aussi les jours d’avant où, en fonction de l’âge, il y a plus ou moins de choses à préparer. C’est aussi tout le début du mois de septembre où il faut inscrire le petit à ses activités et tout ce qui en découle.

Alors il faut être bien organisé, ne rien oublier. Moi, je suis tête en l’air, j’oublie toujours un truc. Alors, il faut que je note. Je ne suis pas le premier, certains d’entre vous ont déjà le frigo couvert de post-its. Mais, non, pour un techno-papa, c’est so 90ies… Non, papa, il préfère les outils modernes et il existe un outil génial : Evernote.

S’organiser avec Evernote

Evernote est un outil de prise de notes qui vous rend ces notes disponibles partout. Une note n’est pas juste un contenu texte court type post-it, elle peut être beaucoup plus complexe. Evernote permet de ranger ses notes dans des carnets de notes et de leur ajouter des mots clefs. Evernote permet alors de faire des recherches sur ces notes et aussi depuis peu de gérer des rappels.

Enfin, Evernote est un service en ligne, ce qui fait que vos notes sont accessibles via le web, sur une appli sur iPhone, Android (Samsung, LG, Sony…) et sur une application sur Mac et PC.

Il y a de nombreuses publications montrant comment s’organiser avec Evernote, mais elles sont souvent orientées publication. En fouillant un peu, on peut trouver des ouvrages comme A Mom’s Guide to Evernote. Cet exemple va beaucoup plus loin qu’une simple rentrée des classes et démontre que Evernote peut être utilisé pour s’organiser à la maison.

Ceci étant posé, voici ce que j’ai mis dans Evernote en rapport avec le Kid.

Mes informations pour la rentrée

Evernote permet de gérer plusieurs types d’informations. D’abord les notes à proprement parler, sous forme de texte. Ensuite, les images, qui peuvent être intégrées à une note. Il est également possible d’ajouter d’autre types de documents comme des fichiers pdf. Enfin, avec l’extension pour navigateur, il est possible de créer des notes qui sont des captures de pages web.

Cette grande flexibilité permet de centraliser tout ce dont on a besoin au même endroit. Ainsi, mon assurance m’a envoyé l’attestation d’assurance scolaire sous forme d’un fichier pdf, un glisser-déposer du fichier sur le Mac vers Evernote crée une note avec ce fichier. Le fichier est intégré à la note, je pourrai y accéder de n’importe où et l’imprimer au besoin.

Pour le jour J, il y a des choses à ne pas oublier tel que le gouter, de bien mettre les nouvelles chaussures… Dans les notes, Evernote permet de créer des listes avec cases à cocher. Au fur et à mesure, je complète la liste et j’aurai la check-list pour le matin où nous serons tous un peu trop excités. Ou angoissé, dans les deux cas on oubliera quelque chose…

Notez que dans la capture précédente, les heures sont des hyperliens créés automatiquement qui permettent de créer des évènements dans le calendrier.

Ptitgeek fera du sport cette année, il faut préparer l’inscription et donc un certificat médical qui doit dater de début septembre au plus tôt. J’ai donc créé une note avec l’ensemble des informations relatives à l’activité. Pour me rappeler de prendre rendez-vous chez le médecin, j’ai ajouté un rappel afin que je pense à prendre rendez-vous chez le médecin.

Enfin, une année scolaire, c’est des vacances aussi. Nous avons des amis aux quatre coins de France (tient, la France est désignée comme l’Hexagone… Un hexagone avec 4 coins…), je souhaite donc avoir le calendrier des vacances scolaires. Celui-ci est disponible sur le site de l’Éducation Nationale et se retrouve rapidement par une recherche. Mais on peut faire légèrement mieux : avec l’extension Webclipper, je peux créer une note qui est une copie de tout ou partie d’une page web. Je rajoute les mots clef et je dispose de cette information beaucoup plus vite. Bien entendu, la note contient le lien vers la page référencée et je peux à tout moment vérifier que le contenu n’a pas changé. C’est comme un marque-page avec une prévisualisation, sinon que je peux modifier le contenu à ma convenance.

Il s’agit ici d’exemples d’utilisation, à vous de trouver ce qui vous correspond le mieux. Mais vous vous demandez peut être comment organiser cette somme d’informations, comment retrouver une note en particulier.

Gérer et retrouver ses notes

Créer un carnet de notes de rentrée

Il y a beaucoup de discussions sur la manière de s’organiser autour des carnets de notes. Je ne vais pas détailler ce sujet ici, il nécessite un article à lui seul. Pour ma part, j’ai un carnet « Famille« , car j’utilise Evernote pour beaucoup de choses. Le carnet Famille regroupe toutes les notes relatives à la… famille.

Il est certes possible de créer des carnets dans les carnets, mais l’usage des mots clefs est bien plus pratique.

Utilisation des mots clef

Les mots clef attachés à une note permettent de qualifier une note. Ils sont l’outil qui permettra de les retrouver le plus facilement. Ainsi, toutes les notes relatives à la rentée pourront se voir attribuer le mot clef « Rentrée« . Bien entendu, on pourra leur rajouter les mots clef « Enfant« , « Scolarité » et les prénoms des enfants pour être plus spécifique.

Comme je l’ai dit précédemment, la rentrée ne se limite pas à la scolarité, donc on peut également penser à des mots clef comme « Sport« , « Musique » ou bien d’autres. Bien entendu, il est possible d’ajouter ou supprimer un mot clef à tout moment.

J’utilise ainsi des mots clef comme Scolarité, Sport, ou Maternelle pour retrouver mes notes relatives à Ptigeek.

Retrouver ses notes

Groupées par carnet, les notes sont faciles à retrouver, mais le plus efficace reste la recherche. Comme toute recherche, il est possible de rechercher des mots. Evernote est un service qui intègre un service de reconnaissance de caractères, ce qui signifie que vous pourrez aussi retrouver les photos et numérisation de documents.

Il est aussi possible de rechercher selon certains critères. Toutes mes notes pour mardi ont le mot clef Scolarité, alors dans le champ de recherche, je saisi

tag:Scolarité

La version PC/Mac propose une aide pour la saisie de la recherche. Il est ainsi possible de créer des recherches plus complexes. Et oui, je ne veux peut être pas les documents de l’année dernière, on va alors ajouter le critère Créé depuis cette année.

Pour ne pas avoir à ressaisir une recherche récurrente, il est possible de la sauvegarder, il sera ainsi possible d’accéder à cette recherche de n’importe quel appareil. Vous comprenez ainsi que les carnets de notes sont moins pratiques. Les recherches enregistrées créent donc des carnets dynamiques dont le contenu est adapté au besoin. Si le besoin a été bien définit est une autre question…

Tout centraliser sous Evernote ?

Bien entendu, ce billet est focalisé sur Evernote. Le but est de vous montrer les possibilités de cet outil que je trouve pratique. Mais évidemment, tout n’est pas à centraliser sous Evernote. Le jour de la rentrée doit toujours être inscrit sous forme d’alerte dans le calendrier. Les documents type pdf peuvent aussi être sur un service de stockage comme Dropbox, Ubuntu One ou Google Drive. C’est à vous de trouver le meilleur moyen de vous organiser avec les outils qui sont à votre disposition et surtout avec les outils avec lesquels vous êtes le plus à l’aise.

Alors, êtes vous prêt pour la rentrée ?